Дубликаты трудовых книжек

Автор: Черенкова Маргарита Владиславна

Многим кадровикам хорошо знакома ситуация, когда потеряна или пришла в негодность трудовая книжка работника и вместо нее требуется выдать новый документ. Как правильно это сделать? О том, какие проблемы иногда возникают в работе кадровых служб при оформлении дубликатов трудовых книжек, читайте в предложенной статье.

           В Правилах ведения и хранения трудовых книжек и в Инструкции по заполнению трудовых книжек перечислены все возможные случаи выдачи дубликатов трудовых книжек.

          Итак, дубликаты трудовых книжек могут выдаваться в следующих случаях: при утрате трудовой книжке работником; при утрате трудовой книжки работодателем; при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной; в случае непригодности трудовой книжки (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

          При выдаче дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу первой (титульной) страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (пункт 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

 

Если трудовая книжка утрачена работником

 

         Работнику была выдана его трудовая книжка для предоставления по месту требования. Работодателю трудовую книжку работник не вернул, так как с его слов потерял в тот же день. Теперь работник просит выдать дубликат. Как правильно его оформить? Дело в том, что до трудоустройства в нашу организацию работник имел стаж работы в других организациях. Возможно ли в данной ситуации переписать в новую трудовую книжку сведения с копии трудовой книжки, которая имеется в отделе кадров? Или все-таки нужно собирать документы с предыдущих его мест работы?

 

          Трудовая книжка работнику выдается только в день прекращения трудового договора (часть четвертая статьи 84.1 ТК РФ). В других случаях работодатель по письменному заявлению работника в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи обязан выдать либо копию трудовой книжку, либо выписку из трудовой книжки. Поэтому в предложенной ситуации кадровик нарушил нормы трудового законодательства. Как правило, необходимость в подлиннике трудовой книжки возникает в случае, когда работник обращается в органы Пенсионного фонда за назначением пенсии. Вместе с тем, письмом от 18 марта 2008 г. № 656-6-0 Роструд разъяснил, что в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки).

        Далее, согласно пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек при утрате трудовой книжки работодатель обязан оформить ее дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления об утрате. В заявлении работник должен не просто изложить просьбу о выдаче дубликата, но и подробно объяснить при каких обстоятельствах была утеряна трудовая книжка.

        Порядок выдачи дубликата трудовой книжки закреплен в разделе III Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также в разделе 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

        Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» (графа 3) прежде всего, вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов и должностей работника.

         Затем, общий и (или) непрерывный трудовой стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

         - в графе 2 указывается дата приема на работу;

         - в графе 3 пишется наименование организации, где работал работник, структурное подразделение и должность (работа), на которую он был принят.

         Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом делается соответствующая запись.

         Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора) производится в общем порядке:

         - в графе 2 указывается дата расторжения трудового договора (дата увольнения);

         - в графе 3 – причина (основание) расторжения трудового договора (увольнения), если представленные документы имеют такие сведения;

         - в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

         В том случае, когда документы не содержат полностью сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

         Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

         Конкретный перечень этих документов законодателем не определен. Это могут быть справки с предыдущих мест работы, копии приказов.

         Согласно пункта 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек «работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю».

         Что касается копии трудовой книжки, то согласно разъяснениям Роструда от 06.11.2008 № 2535-6-1 «в дубликат трудовой книжки следует вносить сведения, подтвержденные справками или приказами, а копию трудовой книжки (в случае необходимости) работник сможет представить вместе с дубликатом для подтверждения трудового стажа». 

 

         Работник потерял трудовую книжку и просит восстановить ее на основании выписки из индивидуального лицевого счета из ПФР по форме СЗВК-4. Является ли данная форма, подтверждающим документом для оформления дубликата трудовой книжки?

 

         Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 № 318 предусматривает, что каждый страхователь ежегодно, до 1 марта года, следующего за расчетным периодом, представляет в территориальный орган ПФР сведения о страховом (трудовом) стаже в отношении каждого работавшего у него застрахованного лица. Эти сведения представляются на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица, а также данных бухгалтерского учета о начислении и об уплате страховых взносов (пункт 27).

         Сведения о трудовом (страховом) стаже представляются страхователями по форме «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (СЗВ-К)».

         Страхователи представляют сведения о трудовом (страховом) стаже застрахованных лиц в письменной или электронной форме в соответствии с Инструкцией по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.

         Имея в виду указанные выше положения, а также форму документов персонифицированного учета, в которую вносятся представленные работодателем достоверные сведения о трудовом стаже каждого работника, о заработной плате и другие сведения для целей обязательного пенсионного страхования, принимая во внимание разъяснение Роструда от 06.11.2008 № 2535-6-1, можно сделать вывод, что использование сведений СЗВ-К при оформлении дубликата трудовой книжки возможно лишь в общем виде (без разбивки на отдельные периоды). Для подтверждения периодов работы у каждого конкретного работодателя и внесения этих сведений в дубликат трудовой книжки потребуется представление других соответствующих документов (справок, копий приказов).

        

       Трудовая книжка утрачена работодателем  

 

          При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (пункт 34 Правил ведения трудовых книжек).

         В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

         Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

          Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

          По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

          Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

          В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

          Напомню, что в Правилах ведения и хранения трудовых книжек рассматривается только ситуация массовой утраты трудовых книжек работодателем, поскольку предполагается, что утрата одной трудовой книжки по вине работодателя при условии хранения трудовых книжек в сейфе организации невозможна.

 

Выдача дубликата трудовой книжки в случае признания записи недействительной

         

         В соответствии с пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек, изготовления бланков трудовых трудовой книжки и обеспечения ими работодателей при наличии в трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, работнику выдается дубликат, в который переносятся все записи, кроме недействительной.

        Нужно ли при перенесении записей соблюдать действующие в настоящий момент правила по оформлению трудовых книжек (полное и сокращенное наименование организации, запрещение сокращений и др.)?

        Можно ли исправить явные нарушения в предыдущих записях (например, отсутствие ссылки на соответствующую статью ТК РФ, неправильную ссылку и т.п.) или нужно точно «скопировать» все имеющиеся записи, за исключением недействительной?

 

        Ранее действовавшая Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 № 162, достаточно подробно определяла порядок выдачи дубликата трудовой книжки в случае признания записи об увольнении или переводе недействительной. В пункте 2.9 Инструкции предусматривались следующие правила выдачи дубликата:

1.      Работник подавал работодателю письменное заявление с просьбой о выдаче

дубликата трудовой книжки в связи с признанием записи об увольнении или переводе на другую работу недействительной.

2.      Работодатель (по последнему месту работы) выписывал дубликат трудовой книжки.

При этом каких-либо документов, подтверждающих стаж работы, предшествующей поступлению в данную организацию, не требовалось. Следовательно, записи в дубликате (за исключением недействительной) воспроизводились в точном соответствии с записями в трудовой книжке.

3.      Работнику на руки выдавался дубликат трудовой книжки, и возвращалась прежняя

трудовая книжка с записью, признанной недействительной. Трудовая книжка передавалась работнику для предоставления ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие (учреждение, организацию), где был выдан дубликат трудовой книжки.

        В действующих Правилах ведения и хранения трудовых книжек (пункты 31, 33 Правил) практически воспроизводится вышеизложенная процедура оформления дубликата:

        - работник, в трудовой книжке которого была сделана запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, подает работодателю письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки;

        - работодатель по последнему месту работы (пункт 31 Правил) выписывает дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (пункт 31 Правил);

       - трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.  

       Несмотря на то, что в Правилах не указана цель возврата трудовой книжки, вполне очевидно, что она, как и прежде, будет являться основанием для подтверждения стажа для поступления на работу в организацию, в которой был выдан дубликат. Поэтому любое несоответствие записей, содержащихся в трудовой книжке и в ее дубликате, может стать поводом для сомнений сотрудников пенсионных органов в достоверности содержащихся в дубликате сведений.

       Практика показывает, что крайне нежелательно корректировать записи о работе. Они должны быть воспроизведены в дубликате в точном соответствии с трудовой книжкой. Даже в отношении орфографических ошибок нежелательно вносить исправления. Это касается и случаев, когда работниками кадровых служб предыдущих организаций не были соблюдены новые требования законодательства по заполнению трудовых книжек (нет полного и сокращенного наименования организации, имеют место сокращения и т.д.).

       Замечу, что организация, которая выписывает дубликат, может исправить неправильные или неточные записи, допущенные данной организацией в порядке, предусмотренном пунктом 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек. 

 

Оформление дубликата трудовой книжки при изменении наименования организации

       

         Работник работал в нашей организации с сентября 2005 года по март 2007 года. В настоящее время он обратился за дубликатом трудовой книжки в связи с ее утратой, как к работодателю по последнему месту работы. В 2009 году наименование организации изменилось. Каким образом оформить дубликат трудовой книжки, а именно:

1.      Какое наименование организации следует указывать при оформлении

дубликата трудовой книжки (прежнее или новое)?

2.      Если написать прежнее наименование, то правомерно ли после записи о

расторжении трудового договора проставить новую печать организации, ведь прежние печати и штампы не сохранились?

         

         Согласно пункту 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 данной Инструкции. Это означает, что после указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. Поскольку организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование и, соответственно, печать, то на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.

        Заполнение разделов дубликата трудовой книжки осуществляется по правилам, изложенным в пункте 7.2 вышеназванной Инструкции. В графе 3 «Сведения о работе» необходимо указать то наименование организации, которое существовало в момент приема работника на работу, например: Общество с ограниченной ответственностью «Оптима» (ООО «Оптима»).

        После записи о расторжении трудового договора из данной организации, приводятся сведения об изменении наименования организации по правилам, изложенным в пункте 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, например: Общество с ограниченной ответственностью «Оптима» (ООО «Оптима») 15.12.2009 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинг-Оптима» (ООО «Консалтинг-Оптима»).

        Далее, все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.


К списку публикаций