Самые популярные вопросы о трудовой книжке

Автор: Черенкова Маргарита Владиславна
В этой статье даны ответы на часто возникающие при заполнении трудовых книжек вопросы.

«Должно ли наименование должности сотрудника в его трудовой книжке в точности соответствовать наименованию, указанному в тарифно-квалификационном справочнике? Как может повлиять иное наименование должности на начисление пенсии»?

 

Согласно статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) одним из обязательных условий трудового договора является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретная трудовая функция.

Профессия – вид трудовой деятельности человека, владеющего комплексом специальных знаний и практических навыков, которые приобретены в результате целенаправленной подготовки. Термин «профессия» используется для характеристики трудовой деятельности категории работников, которые заняты физическим трудом.

Характер и содержание функций служащих - работников, занятых умственным трудом, определяется через понятие «должность».

Наименование профессий и должностей  устанавливается на основании:

1.      Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и

других служащих (утвержден постановлением Минтруда Российской Федерации от 21.08.1998 № 37).

2.      Общероссийского классификатора профессий, рабочих, должностей служащих и

 тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), утвержденного постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367. Указанный документ действует с 01.01.1996 г.

          Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих был утвержден постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9.

          Статья 143 ТК РФ предусматривает следующее правило: «тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».

          Следовательно, если в организации используется тарифная система оплаты труда, наименования должностей и профессий должны соответствовать наименованиям, указанным в ОКПДТР.

          Далее, в статье 57 ТК РФ указано «если в соответствии с Трудовым кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации». Таким образом, если игнорировать это правило, то при назначении пенсии период работы на «вредной» должности может быть не зачтен в качестве льготного.

         Соответственно, если наименование должности не влечет за собой установления для работника каких-либо льгот или ограничений, оно может отличаться от наименования должности, указанного в квалификационном справочнике.

         В любом случае наименования должностей работников должны быть закреплены в штатном расписании (пункт 3.1 Инструкции № 69).

         Наименование должности в трудовой книжке указывается на основании приказа о приеме на работу и в точном соответствии с ним. Наименование должности в приказе о приеме на работу должно соответствовать должности, указанной в трудовом договоре.

         Если наименование должности в трудовой книжке указано неверно, то запись можно исправить путем признания ее недействительной и внесения правильной записи.

 

         «При приеме на работу нового работника обнаружили, что в его трудовой книжке нет печати на титульном листе. При этом записи о приеме на работу и об увольнении с первого места работы (на котором заводилась трудовая книжка) оформлены правильно, после записи об увольнении печать имеется. После этого работник в течение 10 лет работал в других организациях, о чем также имеются записи в трудовой книжке. Отправить работника на свое первое место работы, чтобы там поставили печать на титульном листе, нельзя, так как организация, которая завела ему трудовую книжку, уже ликвидирована (и, возможно, без сдачи документов в архив). Является ли в этом случае такая трудовая книжка действительной? Можем ли мы принять ее и продолжать делать в ней записи о работе работника или обязаны отказать в приеме такой книжки по причине ее недействительности? Как поступить с титульным листом трудовой книжки?»

 

           Ответ на данный вопрос был дан в письме Роструда от 28.08.2008 № 0807-1:

         «Вопросы, связанные с порядком ведения и хранения трудовых книжек, регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

         В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

         В то же время полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматическим основанием для признания трудовой книжки недействительной.

         В случае если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация и запросить копию приказа о приеме на работу и другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель, в случае обращения к нему, должен оказать необходимую помощь.

         Кроме того, Пенсионный фонд Российской Федерации в своей деятельности руководствуется, в частности, Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 № 555. В соответствии с пунктом 34 Правил период работы и иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются на основании сведений индивидуального персонифицированного учета.     

         Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в котором закрепляется обязанность страхователя представлять в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, вступил в силу на территории Российской Федерации 01 января 1997 года.

         Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета.

          В соответствии с пунктом 6 названных Правил в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные или неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

         Полагаем, что в рассматриваемой ситуации, если имеются документы, оформленные соответствующим образом, подтверждающие период работы до регистрации в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования, то в общем трудовом и страховом стаже могут быть учтены периоды работы по этим документам.

 

         «Как правильно писать в трудовой книжке: «уволен по собственному желанию или «трудовой договор расторгнут по инициативе работника»?

 

          По этому вопросу среди специалистов существуют две точки зрения.

          Первая точка зрения – писать надо «трудовой договор расторгнут (прекращен)…».

          Сторонники этой точки зрения ссылаются на часть 5 статьи 84.1 ТК РФ, введенную в кодекс Федеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ. Согласно названной норме запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона  и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

          Поскольку согласно части 5 статьи 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, то более грамотным считается вариант с использованием фразы, имеющейся в соответствующей формулировке ТК РФ.

          Так, в тексте пункта 3 части первой статьи 77 ТК РФ значится: «расторжение трудового договора по инициативе работника…», то запись в трудовой книжке должна быть соответствующей: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

          Сторонники описываемой точки зрения указывают, что, несмотря на то, что варианты со словом «Уволен…» предлагаются Инструкцией № 69, Трудовой кодекс РФ имеет большую юридическую силу.

           Вторая точка зрения – нужно использовать слово «Уволен…» (кроме случаев пункта 6 части первой статьи 83 ТК РФ), потому что в Инструкции № 69 рекомендован именно такой вариант. Специалисты, поддерживающие эту точку зрения, утверждают, что в тексте трудового договора записано, что работник принят в определенный отдел на определенную должность, а не трудовой договор заключен, следовательно, и об увольнении нужно писать соответственно.

          Трудовая книжка – это не книга регистрации заключения и прекращения трудовых договоров, а документ, в который «вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе» (часть 4 статьи 66 ТК РФ).

           «На титульном листе трудовой книжки работника неправильно записано его отчество: вместо «ГеннадЪевич» (по данным паспорта) написано «ГеннадИевич». Организация, которая завела работнику трудовую книжку, уже ликвидирована. Является ли в таком случае трудовая книжка действительной? Как исправить допущенную в отчестве ошибку на титульном листе трудовой книжке»?

         Роструд в письме от 28.08.2008 № 1942-6-1 по данному вопросу дал следующие разъяснения:

         В соответствии с пунктом 26 Правил ведения трудовых книжек изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

         Пунктом 28 Правил ведения трудовых книжек установлено, что если «организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа».

        Учитывая изложенное, работодатель, у которого работает работник в настоящее время, может внести соответствующее изменение в трудовую книжку в порядке, указанном в пункте 2.3 Инструкции № 69.

         «При увольнении работник заверяет своей подписью внесенные ему в трудовую книжку записи. Какое-нибудь слово, кроме своей подписи, работник должен написать в трудовой книжке, например, слово «ознакомлен»?

        По данному вопросу среди специалистов имеются споры.

        Напомню, что согласно пункта 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

         Позиция ряда специалистов такова – пункт 35 Правил требует только наличия подписи работника. То есть под записью об увольнении проставляется подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печать работодателя. После этого, ниже расписывается работник.

         Есть и другое мнение, что под записью об увольнении работника лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, пишет свою должность, расписывается, пишет расшифровку подписи. Аналогично поступает работник, он также подписывается по схеме «Должность работника. Подпись. Расшифровка подписи». Это мнение обосновывается следующим образом.

         Согласно пункта 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта от 03.03.2003 г. № 65-ст) в состав реквизита «Подпись» входят:

         - наименование должности лица, подписавшего документ;

         - личная подпись;

        - расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

        Конечно, Правила и Инструкция № 69 прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка не относится к организационно-распорядительной документации. Однако вполне допустимо руководствоваться указанным стандартом, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.

         Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, которая делается под записью об увольнении традиционно соответствует требованиям ГОСТа и выполняется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи».

         Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника должны производиться по одинаковым правилам, потому что пункт 35 Правил не делает между ними различий.

         Вместе с тем, должности, наименования которых состоят из пяти и более слов, разместить в трудовой книжке неудобно. Ряд специалистов предлагают в этом случае вместо наименования должности писать слово «Работник». Иногда приводится аргумент против указания должности или слова «Работник», мотивируя тем, что увольняющийся работник уже не является таковым, и должности у него никакой нет. С этим утверждением нельзя согласиться.

         Согласно статьи 84.1 ТК РФ днем увольнения (днем прекращения трудового договора) является последний день работы. В этот день должна быть внесена запись об увольнении, а также выдана трудовая книжка на руки работнику. Последний день работы отражается в табеле учета рабочего времени, в этот день работник выполняет трудовую функцию по должности в соответствии со штатным расписанием. Таким образом, в последний день работы работник все еще остается работником, и должность у него имеется.

         Что касается каких-то  дополнительных слов в подписи работника, следует отметить, что почти все специалисты считают, что не надо писать слова «согласен», «ознакомлен». Этого не требует ни Кодекс, ни Правила, ни Инструкция № 69. Есть мнение, что перед подписью работника можно писать слово «заверяю», поскольку в пункте 35 Правил говорится о заверении подписью работника произведенных в его трудовую книжку записей.

 

         Работник работал по гражданско-правовому договору. Теперь он требует внести запись об этой работе в трудовую книжку. Должен ли работодатель это делать?

         Нет. В трудовую книжку не делаются записи о работе по гражданско-правовым договорам.

         Согласно статьи 15 ТК РФ трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка.

          Выполнение работы по гражданско-правовому договору предполагает получение какого-то  результата (выполнение конкретной работы), а не выполнение трудовой функции. В гражданских правоотношениях личное выполнение работы не обязательно, возможно привлечение субподрядчика.  Гражданские правоотношения носят разовый характер, трудовые – длящийся.

          При заключении гражданско-правового договора следует учитывать, что в силу статьи 11 ТК РФ в тех случаях, когда судом установлено, что таким договором фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, к таким отношениям применяются положения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.

          Если работодатель незаконно подменяет трудовые отношения гражданско-правовыми, оформляет фактически трудовые отношения гражданско-правовыми договорами, и это будет установлено, то помимо штрафа согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, работодателя обяжут восстановить нарушенные трудовые права работника: выплатить отпускные, командировочные, оплатить больничные листы, заполнить трудовую книжку и т.д.

          Можно ли вместо собственноручной подписи инспектора отдела кадров делать факсимильную подпись?

          Некоторые юристы полагают, что ставить факсимильную подпись в трудовых книжках можно и ссылаются на Гражданский кодекс Российской Федерации, допускающий использование факсимиле.  Однако согласиться с такой точкой зрения сложно.

         Действительно, ГК РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок (статья 160 ГК РФ). Но сфера регулирования  ГК РФ – гражданские правоотношения, а не трудовые. Трудовое законодательство не предусматривает возможности использования факсимиле в рассматриваемой ситуации.

          В соответствии с пунктом 35 Правил «при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил)».

         Замечу также, что согласно пункта 50 ГОСТа «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р  51141-98» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28): «50 Подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица».

          Роструд о недопустимости заверения печатью отдела кадров записей в трудовой книжке при увольнении

          При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? Или нужно ставить печать организации?

          По данному вопросу Роструд разъяснил (письмо от 24.11.2008 № 2607-6-1) следующее:

1. В соответствии с пунктом 35 Правил, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

          2. В отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 № 132, новая редакция не устанавливает тождественности между понятиями «печать работодателя» и «печать кадровой службы работодателя», используется только одно из них. Исходя из характера изменения и дополнений, внесенных в Правила ведения трудовых книжек названным постановлением Правительства Российской Федерации, и они направлены на приведение норм Правил ведения трудовых книжек в соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации в части использования единого понятия «работодатель» вместо понятия «организация».

          3. При внесении изменений в пункт 35 Правил ведения трудовых книжек, очевидно, исходили из того, что у работодателей – физических лиц, перечисленных в абзаце 2 части 2 статьи 20 Трудового кодекса Российской Федерации (работодатели – индивидуальные предприниматели), как правило, отсутствует кадровая служба, и ведение трудовых книжек данный работодатель осуществляет самостоятельно либо делает специальное уполномоченное им лицо.

         Другими словами, можно предположить, что исключение из данного пункта положения, позволявшего работодателям – физическим лицам, при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки, как гербовую печать организации, так и печать кадровой службы, носило сознательный характер.

         В связи с этим, действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей – юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать кадровой службы.


К списку публикаций